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在家办公,如何像在办公室一样高效?

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   01营造上班仪式感或许你已经习惯了每日规律的通勤,到达办公室后吃一顿满足的早饭、喝一杯香浓的咖啡,开始一天充实的工作。

  
 

   这些动作在平时只是日常,但也无形中成为了我们上班的仪式感。

  
 

   在家办公时,我们同样需要一些仪式感来“启动”自己。

  
 

   “办公地点”:为自己在家中找一个最能够集中精力的办公区域,比如一个专门的房间,工作时能够关上房门,让自己远离打扰。

  
 

   “办公时间”:为自己像平时上班一样,设定明确的上班和下班时间,开始上班时在团队群组里向大家问候打卡,也设定一个下班的闹钟,提醒自己休息和回归家庭生活。 “办公日程”:在家工作虽然自由,但也需要更强的自制力养成规律的作息。 可以为自己制定每天的日程——固定时间处理工作,固定时间陪伴家人,固定时间吃饭休息,等等。 提前做好时间规划,也能尽早与团队和家人达成一致。

  
 

   “办公着装”:穿着舒服的睡衣或许是在家工作的一大福利,但这样可能不利于你进入工作状态。 穿上平时在办公室习惯的服装,更能有上班的感觉,开视频会议也不至于尴尬呀。 02设定目标,总结汇报工作的目的是完成任务、实现目标,无论在家还是在办公室,这一点都是最重要也不会改变的。

  
 

   而在家办公,要求我们对目标更加清晰明确,在目标设定和进度追踪上与领导更加频繁地达成一致。

  
 

   不妨试试下面这些方法:制定清晰的阶段性目标:在家办公这个阶段的开始,你就需要和上司做好充分地沟通,明确地知道自己在这段时间里需要做哪些事、参与哪些项目、完成哪些目标、达到怎样的期望、哪些工作是最具优先级的;最好能够总结这些目标并写下来,既有利于确保与上司保持一致,也有利于后续追踪回顾。 向团队分享当天的工作计划:每天上午开始工作时,每个人可以概括地向自己所在的小团队分享当天的工作计划,今天准备完成哪些工作、解决哪些问题、其中需要优先完成的是什么、可能有哪些工作需要其他同事的支持。

  
 

   共同总结当天的工作成果:许多团队都有“每日站会”,在家办公时各个团队可以利用视频会议延续这个良好的习惯,每个人总结自己当天完成了哪些工作、优先事项是否达到进度目标、遇到了哪些问题、需要哪些帮助。 03保持团队有效沟通在工作中,沟通最重要的意义在于信息平等,而在家办公的状态,无法像平时在开放式办公室那样,有什么事说一声大家就都知道了,因此我们需要更加有效、更加透明的沟通,让每个人知道自己应该做什么、团队里其他人正在做什么。

  
 

   即时通讯渠道:每个团队应该有一个指定的即时通讯渠道,微信群、SlackChannel都是很好的选择,让大家像平时坐在一起一样,随时能够相互交流。 约定这个渠道后,工作时间内每个人都应该保持在线,如果不在线了,需要说一下不在线的时长。 远程会议:即使在家办公,会议依然是最有效的团队沟通方式之一。 会议前预订参会人员的时间,明确会议内容、议程、产出,做会议记录,开会后及时跟进,所有这些平时开会的好习惯都应该保留,不要因为在家办公就临时召集会议,或是让会议漫无目的。 我们建议你开小会(7人及以下)、开短会(30分钟及以内),在视频会议的条件下更容易取得进展;也建议你打开摄像头,让每个人都能看到其他参会人的脸,是远程协作中提升凝聚力和参与度的好方法。

  
 

   共享文档:缺少了面对面交流的机会,共享文档能够帮我们梳理思路、明确信息,是沟通和协作的好帮手。 比如,如果你想向团队或manager提出一个方案,在办公室里或许你会首先想到直接面谈,在家办公时,更具效率的方法是先写一个文档,在文档里写清背景、目标、可选方案和它们的利弊、结论等,在撰写的过程中你审视了自己的思路,在远程沟通时更具逻辑,沟通之后其他团队成员也能方便地在文档中提出有建设性的意见。

  
 

   不拖延问题:“等去办公室上班再说吧”,这种拖延的心态或许是人之常情,但要达到高效工作,是万万不可有。

  
 

   如果看到团队或是项目有问题,不能等,不能忍,需要马上说出来,提出相应的方案。

  
 

   04给团队领导的建议以上这些是普遍适用的方法,而对于需要管理团队工作的领导,也有一些特别的建议分享给你们:明确团队的阶段性目标和优先级任务:你可以和你的团队一起讨论并写下,在这个特殊的时期里,如果你们能够完成哪些目标就是成功的,再反推为了达到目标需要完成哪些关键的任务,每项任务的时间线大约是怎样的。

  
 

   优先级任务不应该太多,才能确保大家集中精力去完成。

  
 

   规定团队的上岗、离岗时间:上岗和离岗都请团队成员在指定的即时通讯群组里“报到”,也可以请每个团队成员在上岗时分享今天的工作计划。

  
 

   规定沟通的必要性和渠道:比如什么事团队成员可以自己做主,什么事需要寻求团队的意见,什么事需要取得manager的同意,这些事又分别应当在哪个渠道(一对一、即时通讯、邮件、会议等)沟通。

  
 

   帮助团队成员获取资源和支持:manager需要代表团队与相关的、特别是在其他办公室的stakeholder沟通在家办公的情况,并取得他们的理解和支持;此外,处于在家办公的状态,一些平时走到别人座位上就能方便获得的资源和协助就不那么方便了,manager需要鼓励团队成员保持积极的心态,也需要主动关心、帮助他们调用资源。

  
 

   开一场“开年视频会”:虽然节后开工是从在家办公开始的,我们依然对新的一年充满信心和展望,用视频会议开一场特别的“开年动员会”,同时把上述目标和规定传达给大家。

  
 

   网站编辑:穆菁。



         

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